ในปัจจุบันการ ติดต่อสื่อสารทางจดหมายอิเล็กทรอนิกส์หรืออีเมล์เป็นที่นิยมใช้กันอย่างแพร่ หลายทั้งในระดับองค์กรเพื่อติดต่อทางธุรกิจ หรือการติดต่อสื่อสารส่วนตัว ซึ่งอีเมล์แอดเดรสของเราก็เปรียบเสมือนการที่อยู่ทางไปรษณีย์นั่นเอง แต่จะแตกต่างกันก็คืออีเมล์แอดเดรสจะถูกส่งไปกับอีเมล์ที่เรารับ,ส่ง, ส่งต่อ(forward) ก็หมายถึงทุกครั้งที่เรารับ, ส่ง หรือ ส่งต่ออีเมล์จะทำให้คนที่อยู่ในกลุ่มผู้รับหรือผู้ที่รับอีเมล์ต่อจะรู้อี เมล์แอดเดรสของเราอย่างง่ายดาย หมายถึงโอกาสที่กลุ่มผู้สร้าง SPAM จะสามารถรู้อีเมล์แอดเดรสของเราและส่ง SPAM อีเมล์มาให้เราได้อย่างไม่ยากเลย


Spam คืออะไร
SPAM จริงๆแล้วก็ไม่ได้เป็นคำย่อมาจากคำใดๆ และก็ไม่เคยมีความหมายในภาษาอังกฤษมาก่อน เพียงแต่เป็นคำแสลง ที่ใช้ในการเรียกอีเมล์ที่ส่งมาเพือมีจุดประสงค์ในการโฆษณาขายสินค้า, ประชาสัมพันธ์, บริจาค, ขอความช่วยเหลือ หรืออื่นๆ ซึ่งสร้างความรำคาญในกับผู้ใช้อีเมล์หากได้รับอีเมล์ประเภทนี้มาเกินไป


Spam เกิดขึ้นได้อย่างไร    
ก็อย่างที่เรารู้กันว่าการส่งอีเมล์เป็นการสื่อสารที่เสียค่าใช่จ่ายน้อยและ สามารถเข้าถึงกลุ่มผู้บริโภคได้จำนวนมาก พวกสร้าง SPAM ก็คือพวกที่ต้องการเข้าถึงกลุ่มผู้บริโภคให้ได้มากที่สุดเพื่อจุดประสงค์ใน การ โฆษณาขายสินค้า, ประชาสัมพันธ์ ทางธุรกิจของตน จึงใช้วิธีการให้ได้มาซึ่งอีเมล์แอดเดรสของกลุ่มผู้บริโภคที่เป็นกลุ่มเป้า หมาย ซึ่งอาจเป็นได้จากหลายกรณี เช่น การที่เราส่งต่ออีเมล์ต่างๆ, การใช้อีเมล์แอดเดรสในการสมัครสมาชิกของกลุ่มข่าว (newsgroup) หรือ สมัครสมาชิกของ website ต่างๆ เป็นต้น     


วิธีการป้องกัน
จะเห็นได้ว่า SPAM เกิดจากการที่พวกที่สร้าง SPAM รู้อีเมล์แอดเดรสของเรา ดังนั้นการป้องกันที่สาเหตุที่ดีที่สุด คือการที่ป้องกันไม่ให้คนอื่นที่ไม่จำเป็นหรือไม่เกี่ยวข้องในติดต่อรู้อี เมล์แอดเดรสของเรา
แต่ถ้าเราไม่สามารถป้องกันได้ที่สาเหตุตั้งแต่แรก และเราได้เคยได้รับ SPAM อีเมล์แล้ว เราก็สามารถการป้องกันได้ที่ปลายเหตุ โดยใช้ความสามารถของอีเมล์ไคลเอ็นท์ เช่น Microsoft Outlook ในการกรอง SPAM อีเมล์ หรือ/และร่วมกับความสามารถของอีเมล์เซอร์เวอร์ เช่น Microsoft Exchange หรือ ซอร์ฟแวร์ anti-spam เพิ่มเติม ตามความเหมาะสม โดยทั่วไปการป้องกัน SPAM สามารถทำได้ดังนี้

1 ใช้ Outlook ในการกรองอีเมล์ SPAM  
ถ้าคุณใช้ Outlook 2003 ในเครื่องคอมพิวเตอร์ของคุณอยู่แล้ว คุณจะเห็นได้ว่ามี folder ที่เรียกว่า Junk E-Mail. ซึ่งใน Folder นี้จะมีกลไกในการกรองอีเมล์ที่ไม่ต้องการออกไปจาก Inbox ซึ่งตัวกรองจะสามารถกำหนดได้หลากหลายรูปแบบ รวมทั้งเวลาที่อีเมล์ถูกส่งมา(ซึ่งปกติอีเมล์SPAM จากแหล่งเดิมๆมักถูกตั้ง script ให้ส่งมาเวลาเดียวกันในแต่ละวัน) ตัวอย่างการทำงานของตัวกรองอีเมล์ของ Junk E-mail folder แสดงได้ดังนี้  

คุณสามารถกำหนดกลุ่ม "Safe Senders List" สำหรับกลุ่มคนที่คุณติดต่ออยู่เป็นประจำ(ที่อยู่นอกเหนือจากคนที่อยู่ใน Outlook contact ของคุณ) ทำให้อีเมล์จากคนเหล่านั้นจะไม่ถูกส่งไปยัง Junk E-mail folder ซึ่งคุณสามารถทำได้โดย เลือกอีเมล์ที่ส่งมาถึงคุณใน Inbox ที่คุณต้องการจัดให้ผู้ส่งอยู่ใน "Safe Senders List" แล้วไปที่เมนู Actions -> Junk E-mail -> Add Sender to Safe Senders List อีเมล์แอดเดรสของผู้ส่งอีเมล์ฉบับนั้นก็จะอยู่ใน "Safe Senders List"อัตโนมัติ
เพราะว่าเมื่อ Outlook ได้รับอีเมล์จากคนที่อยู่ใน Outlook contact จะส่งไปที่ Inbox ทันที ดังนั้นควรจะหมั่นอัปเดท Outlook contact สม่ำเสมอ เพื่ออำนวยความสะดวกในการค้นหาอีเมล์แอดเดรสของผู้ที่เราติดต่อด้วยและนอก จากนี้ยังมั่นใจได้ว่าอีเมล์จากพวกเขาเหล่านั้นจะไม่หลุดไปอยู่ใน Junk E-mail folder เพื่อเพิ่มความแม่นยำในการกรองอีเมล์ SPAM อีกด้วย
นอกจากนี้คุณยังสามารถกำหนด Outlook ให้สามารถรับอีเมล์จากกลุ่มผู้ส่งใน "Safe Senders List" เข้าไปที่ Inbox เท่านั้นที่เหลือไปที่ Junk E-mail folder ก็ได้ หรือในทางกลับกันคุณสามารถกำหนด "Blocked Senders List" ใน Outlook เพื่อให้ Outlook จัดการนำอีเมล์ที่ได้รับจากผู้ส่งที่อยู่ในรายชื่อนี้ไปใน Junk E-mail folder ทันที การกำหนดอีเมล์แอดเดรสให้เป็น "Blocked Senders List" ก็ทำคล้ายๆกับการทำ "Safe Senders List" ที่กล่าวไปแล้วข้างต้น
หากคุณใช้ Microsoft Exchange เป็นอีเมล์เซอร์เวอร์ Outlook จะไม่นำอีเมล์ที่ได้จากภายในองค์กรเดียวกันไปใส่ไว้ใน Junk E-mail Folder เป็นอันขาด


โดยทั่วไป, ตัวกรองอีเมล์ของ Junk E-mail folder จะถูกติดตั้งโดยใช้ความเข้มงวดต่ำที่สุด ซึ่งเมื่อพบอีเมล์ต้องสงสัยว่าอาจะเป็นอีเมล์ SPAM ก็จะย้ายอีเมล์นั้นไปที่ Junk E-mail folder ซึ่งผู้ใช้สามารถเปิดดูและลบอกด้วยตนเองอีกครั้ง  

หากคุณยังไม่ได้ใช้ Outlook 2003 แต่ใช้ Outlook version ก่อนหรือ Microsoft Outlook Express ก็สามารถแก้ปัญหาเฉพาะหน้าได้เช่นกันโดย

กำหนดชื่อผู้ส่งและทั้งโดเมน(เช่น @spam.com ) ที่ต้องสงสัยว่าจะเป็น SPAMใน "junk e-mail list"
สร้างกฎที่จะทำให้ Outlook รู้จักอีเมล์ SPAM เช่นให้ใส่ flag หรือลบอีเมล์นั้นทิ้งเมื่อเจอ คำที่กำหนดเช่น spam, donation เป็นต้น อยู่ใน subject หรือเนื้อหาของอีเมล์
นอกจากนี้คุณยังนำกฎเหล่านี้มาใช้เพื่อกำหนดสีของอีเมล์ที่ต้องสงสัยเพื่อ ที่จะสามารถแยกออกมาได้อย่างเด่นชัด แทนที่จะลบมันไปอัตโนมัติก็ได้

หากต้องการเรียนรู้วิธีการ กำหนดชื่อผู้ส่งและทั้งโดเมนที่ต้องสงสัยว่าจะเป็น SPAMใน "junk e-mail list" หรือวิธีการสร้างกฏ สามารถทำได้โดยกดปุ่ม F1 ใน Outlook 2002, Outlook 2000 หรือ Outlook express  

  
2 หลีกเลี่ยงการตอบอีเมล์ SPAM  
เพราะการตอบอีเมล์ SPAM ทำให้พวกผู้สร้าง SPAM รู้ว่าคุณยังใช้อีเมล์แอดเดรสและเมล์บ๊อกซ์นี้อยู่ ทำให้พวกผู้สร้าง SPAM จะส่งอีเมล์ SPAM มาอีก ทางที่ดีที่สุดคือลบอีเมล์ SPAM ทิ้งเมื่อคุณได้รับมัน  
  
3 ไม่ควรใช้อีเมล์แอดเดรสที่ใช้ในองค์กร ในการลงทะเบียนใดๆ บนอินเตอร์เนต  
    ในบางครั้งคุณอาจต้องการลงทะเบียน mailing list, news group , การดาวน์โหลด freeware หรือ shareware, การสมัครสมาชิกใดๆบนอินเตอร์เนต หรือการซื่อของทางอินเตอร์เนต คุณไม่ควรจะใช้อีเมล์แอดเดรสที่ใช้ในองค์กรในการลงทะเบียนเหล่านี้ เพราะจะทำให้อีเมล์แอดเดรสของคุณหลุดรอดไปยังพวกสร้างอีเมล์ SPAM ได้ ข้อแนะนำคือ ให้สร้างอีเมล์แอดเดรสในฟรีเมล์เช่น hotmail ไว้อีกหนึ่งอีเมล์แอดเดรส เพื่อใช้ในการลงทะเบียนหรือซื้อของทางอินเตอร์เนตแทนการใช้อีเมล์แอดเดรส หลักที่ใช้ในองค์กร  

  
4 ถ้าคุณเป็นผู้ดูแลระบบคุณอาจจะต้องกำหนดให้ผู้ใช้เครือข่ายของคุณใช้กฎการป้องกันอีเมล์
  
5 หากคุณมี web site เป็นของตัวเอง ไม่ควรใส่อีเมล์แอดเดรสหลักที่คุณใช้ในองค์กรลงบน web site  
  
6 หากต้องใช้อีเมล์แอดเดรสในการลงทะเบียน website ใดๆให้อ่าน privacy policy ให้ละเอียด  
สำหรับ website ที่ต้องการให้คุณใช้อีเมล์แอดเดรสในการลงทะเบียน มักมี privacy policy ให้คุณอ่านและเลือกตอบ เช่น คุณต้องการเปิดเผยข้อมูลและอีเมล์แอดเดรสของคุณแก่ผู้ที่อยู่ในกลุ่มผู้ใช้ ของ website หรือไม่ ?, อีเมล์ของคุณต้องการให้เก็บเป็นความลับหรือไม่ ? เป็นต้น ดังนั้นคุณจะต้องอ่านให้ละเอียดและเลือกตอบให้เหมาะสม  
  
7 ลบข้อมูลของคุณจาก profile ต่างๆที่อาจค้นเจอได้โดยทางอินเตอร์เนต  
ข้อนี้อาจทำได้ยากในทางปฎิบัติ แต่จากการสำรวจอย่างไม่เป็นทางการของผู้เขียนเอกสาร Crabby's top 10 spam-fighting tips พบว่าเมื่อทำการลบ profile ที่เราไปลงทะเบียนไว้หรือแสดงอีเมล์แอดเดรสของเราเอาไว้ ไม่ว่าจะเป็น Internet directory, กลุ่มข่าว หรือ discussion board พบว่าจำนวนอีเมล์ SPAM ลดลง  
  
8  ไม่ควรส่งต่ออีเมล์ประเภท chain e-mail หรือ forward mail
ซึ่งปัจจุบันมี chain e-mail หลายรูปแบบ เช่นการบริจาคเงิน , บริจาคเลือด, การได้รับรางวัล ต่างๆ หรือ forward e-mail เช่นรูปภาพ, ข้อความ, ข่าว เป็นต้น

หากต้องการส่งต่ออีเมล์ประเภทนี้ ก็ควรจะลบรายชื่อของผู้ที่ได้รับอีเมล์ก่อนหน้านี้ที่จะปรากฎอยู่เมื่อคุณกด ปุ่ม Forward ทั้งนี้เป็นช่วยการป้องกันผู้ที่อยู่ในรายชื่อของผู้ที่ได้รับอีเมล์ก่อน หน้านี้ แต่อย่าลืมว่าผู้ที่
ได้รับอีเมล์ต่อจากคุณอาจจะส่งต่อไปให้เพือนๆของเขา ซึ่งคุณก็มีโอกาสเสี่ยงในการที่พวกสร้างอีเมล์ SPAM จะรู้อีเมล์แอดเดรสของคุณอยู่ดี


เอกสารอ้างอิง : Crabby's top 10 spam-fighting tips